Hoe Trello gebruiken voor je boekhouding? Trello vervangt reguliere boekhoudprogramma’s niet, maar kan je wel helpen bij het opslaan bijvoorbeeld van je facturen en als geheugensteuntje.
Wat is Trello?
Trello is een online tool voor samenwerking en projectmanagement. Omdat een gezin ook een project is, kan je ook je gezin managen met Trello. Er is een app voor op je smartphone.
Kort samengevat is Trello een gratis tool die je helpt orde te scheppen in de chaos van het dagdagelijkse leven. Voor mumpreneurs bevordert het de productiviteit. Het is bijzonder handig voor mensen, die visueel zijn ingesteld.
Ja, je leest het goed: de tool is gratis (op de onvermijdelijke upgrades na), maar zelfs met de gratis versie kom je als mama (en als mumpreneur) al heel erg ver. Ik gebruik Trello al jaren en ben er heel erg blij mee.
Trello basics
Trello is een tool, wat helemaal niet moeilijk is om onder de knie te krijgen. Je moet het zien als een white board, maar dan digitaal.
Met Trello maak je op een pagina (project) een overzicht van lijsten (lists). In deze lijsten vind je kaarten (cards). Deze cards kan je verschuiven binnen of naar andere lists om prioriteiten of statussen mee aan te duiden.
Binnen de cards kan je je vervolgens helemaal gaan uitleven op specifieke taken, die je daar beschreven hebt. Breid ze uit met checklists, afbeeldingen, bijlagen, deadline-datums, gekleurde labels en opmerkingen van deelnemers van het board (je gezinsleden, maar ook je teammembers binnen je business). Door deze mensen aan een card toe te kennen, wordt het nog duidelijker wie wat moet doen. Met e-mailnotificatie ben je altijd op de hoogte van eventuele ontwikkelingen.
Het grote voordeel van Trello is wel dat het erg visueel is – je krijgt een snel overzicht van de status en de voortgang van een bepaald project. Bovendien is het supergemakkelijk om te gebruiken. Plus door het te gaan koppelen aan bepaalde apps (zoals Gmail) maak je je leven als mama nog gemakkelijker!
Hoe Trello gebruiken voor je boekhouding?
Zoals je weet ben ik al jaren ceremonieschrijver en – spreker. Trello is al even lang my lifesaver.
Ik gebruik Trello puur omdat ik er letterlijk alles in noteer. Borden per klant, een overzicht van het gehele trouwseizoen, de hele emailcommunicatie, niet is te gek. Trello is letterlijk mijn geheugen. Waar er in het begin van mijn carrière gaten zaten in dat geheugen, zorgt Trello er nu voor dat ik geen steek meer laat vallen.
Ook voor je boekhouding kan je Trello gebruiken. Mint&memories is een eenmanszaak, daarom dien ik een eenvoudige boekhouding te voeren.
Wat is een eenvoudige boekhouding?
Werk je als een natuurlijk persoon (zelfstandige/eenmanszaak) en is je omzet kleiner dan €500.000 exclusief btw? Dan mag je in België mag een vereenvoudigde boekhouding voeren. In een eenvoudige boekhouding moet je maar minimale formaliteiten vervullen. Het is dus heel goed mogelijk om zelf je boekhouding te voeren. Met een boekhoudprogramma, maar je kan het ook helemaal zelf doen.
In een vereenvoudigde boekhouding hoef je alleen maar je ontvangsten en uitgaven bij te houden in vier documenten:
- het financieel dagboek, dat bestaat uit een kasboek (voor je contante transacties) en een bankboek (voor al je uitgaven en ontvangsten via een bankrekening)
- een verkoopboek, met de facturen en creditnota’s die je naar klanten verstuurt
- een aankoopboek, met alle facturen en creditnota’s die je van leveranciers ontvangt
- het inventarisboek, dat de beschrijving en waardering van je voorraden bevat.
Zelf heb ik een boekhouder. Elk trimester stuur ik hem de facturen die ik uitschreef en de kosten die ik maakte. Ik gebruik Trello dus slechts minimaal voor mijn boekhouding, maar toch kan het programma een waardevolle bijdrage zijn voor wie een een eenvoudige boekhouding dient te voeren.
Ik gebruik Trello vooral als opslagruimte.
Overzicht facturen per trimester
Ik sla al mijn facturen op in een kaart. Ik doe dat per trimester (meteen ook de titel van de kaart).
De uitgaande en de inkomende facturen worden in twee aparte kaarten gezet. Per factuur pas ik indien nodig, het onderwerp aan, zodat ik later snel iets kan terugvinden.
Overzicht factuur en overeenkomst per klant
Per trouwseizoen heb ik een overzicht van mijn klanten. Ingedeeld in maanden, heeft elke klant zijn eigen kaart. Hier zet ik telkens de overeenkomst, de facturen en ook de emailcommunicatie in.
Zo is het tegelijkertijd ook een geheugensteuntje.
Meer lezen over Trello
Hoe maak je een schoonmaakschema met Trello?
De inhoud plannen voor een heel jaar voor je blog in slechts enkele minuten met Trello of Excel
[Mumpreneur] Organiseer je hele leven met Trello! (Want dat doe ik ook)
