Kleintje geboren? Gefeliciteerd alvast. Wil je hem of haar een stevig welkom geven in deze wereld? Organiseer dan een doopfeest met deze tips.
Eerst en vooral. Natuurlijk hoeft het geen doopfeest te betreffen. Als je op zoek bent naar een alternatief, kan je met dezelfde tips ook een verwelkomings – of een geboortefeest organiseren. Als het kind maar een naam heeft, niet? Bovendien is dit artikel relevant voor elk (kinder)feestje.
In deze blogpost in wat een blogreeks moet worden, behandelen we als eerste stap van negen artikelen, het hart van elk familiaal event: het draaiboek.
Wat is een draaiboek?
Een draaiboek of een organisatieplan is een papieren bundel*. Het draaiboek helpt jou bij het voorbereiden én het uitvoeren van je doopfeest.
Een draaiboek wordt door sommige bronnen enkel geacht steun te verlenen op het feestje zelf, maar ik kan niet genoeg benadrukken dat dit niet klopt – een draaiboek zou je bij de voorbereiding al moeten opstellen. Al was het maar om jou- organiserende mama of papa – te dwingen om stil te staan bij elke minuut van je event. Een draaiboek bestaat uit één bladzijde, maar kan ook een hele bundel zijn.
Een draaiboek schept letterlijk duidelijkheid. Bovendien kan je hiaten en moeilijkheden in het organisatieplan ondervangen als je tijdig begint aan een draaiboek.
UPDATE 2018: Vergeet pieren bundel* en stap over naar een digitaal draaiboek op TRELLO. Kijk verder op hoe dat gaat.
Ben ik niets vergeten?
In sé heb ik met het bovenstaande een aantal belangrijke stappen overgeslagen. Het is zelfs zo dat als je de volgende stappen niet zet, je draaiboek niet van de grond kan komen.
- Formuleer je idee/concept. Heb je een bepaald thema in gedachten? Wijkt jouw doopfeest per definitie af van de ‘klassieke’ manier van vieren? Schrijf je idee eerst volledig uit, eventueel in staakwoorden. Zelfs als je niet eens een erg spectaculair concept hebt, zal het helder formuleren van je idee/concept je helpen voor je zelf te weten hoe of wat.
- Niet in het minste verduidelijkt het of je idee of concept wel haalbaar is.
- Stel een budget vast. Errug belangrijk.
- Daarna zou ik de voorlopige gastenlijst bepalen.
- And last but not least is de datum van belang. Voor officiële doopsels zal je je aan de data van de voorganger moeten houden, maar niets zegt dat je je feest op dezelfde dag hoeft te houden.
Bovendien zal je tijdens de opmaak van het draaiboek een antwoord moeten geven op de volgende vragen
- Waar ga je het feest geven?
- Zijn er externe leveranciers nodig? Zo ja, wie of wat?
- Is er een organisatieteam (nodig)?
- Heb je zelf de tijd of de kennis om alles zelf te doen of ga je (delen ervan) uit besteden? Zo ja, is dit budgetair haalbaar?
Deze vragen hangen grotendeels af van het aantal genodigden en de locatie.
Met de drie belangrijkste startfactoren (datum, gastenlijst en budget) in je achterhoofd kan je aan je draaiboek beginnen. Daarna breid je je organisatieplan langzaam uit.
Later leer ik je meer over hoe je het beste een geschikte datum kan bepalen. Ook de gastenlijst en het budget passeren de revue. Mocht je nog extra vragen hebben, hoor ik het graag.
Draaiboek specifiek voor doopfeest
Zoals ik al zei is een draaiboek een bundel van papieren*.
- Vroeger maakte ik mijn draaiboeken op in Word.
- Later werd dat Excell. Het hangt er van af hoe easy je om gaat met de verschillende computerprogramma’s.
Maak in Word of Excell een aantal kolommen en rijen op. Ik geef je een aantal mogelijkheden, maar er zijn nog tig andere vulsels. Een draaiboek maak je zo lang en zo breed als je maar wil. Daarna begin je het rooster in te vullen.
- tijd (begin- en einduur, wat volgt er zoal? Hoe ziet de dag eruit? Voorzie dat sommige dingen wel eens durven uitlopen.
- plaats (locatie, maar ook als het in een groot geheel van een locatie is of als het feest in verschillende delen van je locatie moet je dit in je draaiboek opnemen. Neem eventueel ook een zaal- of een tafelplan mee. )
- activiteit/programmaonderdeel = dagprogramma
- verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier.
- benodigheden + waar te vinden (bergruimte, kelder,…)
- ….
Stel ook een lijst op met alle mensen die meewerken aan je doopfeest. Vermeld hierbij de telefoonnummers of andere relevante contactgegevens en stuur later het organisatieplan naar alle medewerkers.
Niet vergeten: telefoonnummers van hulpdiensten (brandweer, dokter,..). Je weet maar nooit, he?
UPDATE 2018: Ondertussen heb ik Word én Excell gelaten voor wat ze zijn en ben ik overgeschakeld naar TRELLO. Geen bundel van papieren meer voor mij, althans niet tijdens de opzet van het draaiboek.
Wat is Trello?
Trello is een online tool voor samenwerking en projectmanagement. Omdat een doopfeest ook een project is, kan je je het doopfeest managen met Trello. Er is ook een app voor op je smartphone.
Kort samengevat is Trello een gratis tool die je helpt orde te scheppen in de chaos van het dagdagelijkse leven. Voor mumpreneurs bevordert het de productiviteit. Voor mama’s die een familiefeestje op de planning hebben, helpt TRELLO het overzicht bewaren. Het is bijzonder handig voor mensen, die visueel zijn ingesteld.
Ja, je leest het goed: de tool is gratis (op de onvermijdelijke upgrades na), maar zelfs met de gratis versie kom je als mama (en als mumpreneur) al heel erg ver. Ik gebruik Trello al jaren en ben er heel erg blij mee.
Trello basics voor een doopfeestje organiseren
Trello is een tool, wat helemaal niet moeilijk is om onder de knie te krijgen. Je moet het zien als een white board, maar dan digitaal.
Met Trello maak je op een pagina (= project) een overzicht van lijsten (lists). In deze lijsten vind je kaarten (cards). Deze cards kan je verschuiven binnen of naar andere lists om prioriteiten of statussen mee aan te duiden.
Het doopfeest zelf is dan de lijst. De kaarten kunnen dan zijn: gastenlijst, menu, goodiebags, decoratie,..
Binnen de cards kan je je vervolgens helemaal gaan uitleven op specifieke taken, die je daar beschreven hebt. Breid ze uit met checklists, afbeeldingen, bijlagen, deadline-datums, gekleurde labels en opmerkingen van deelnemers van het board (je gezinsleden, maar ook je teammembers binnen je doopfeestplanning). Door deze mensen aan een card toe te kennen, wordt het nog duidelijker wie wat moet doen.
Met e-mailnotificatie ben je altijd op de hoogte van eventuele ontwikkelingen.
Het grote voordeel van Trello is wel dat het erg visueel is – je krijgt een snel overzicht van de status en de voortgang van je planning. Bovendien is het supergemakkelijk om te gebruiken. Plus door het te gaan koppelen aan bepaalde apps (zoals Pinterest) maak je je leven als mama nog gemakkelijker!
Lees hier al mijn blogs over Trello!
tekst gaat verder onder aanmeldformulier
Extra tips voor een volledig draaiboek
Ga je de boel zelf opbouwen en/of afbreken? Ook dan heb je een gedetailleerd draaiboek nodig of zijn dit noodzakelijke onderdelen om toe te voegen.
Moet er decoratie worden opgehangen of tafels worden ingedekt? Voorzie dan voor de hulptroepen foto’s van waar en hoe alles moet komen. Laat niet na om hun werk te controleren.
Houd tenminste één keer een vergadering waarbij het organisatieteam, de medewerkers en alle leveranciers aanwezig zijn. Doe dit indien mogelijk ter plaatse op de locatie. Neem samen het draaiboek door en luister naar eventuele opmerkingen van je team. Plan zo’n vergadering ruimschoots in voor je doopfeest, zodat je nog tijd hebt om het draaiboek aan te passen.
Wat kan je nog meer verwachten van deze blogreeks?
- Hoe bepaal je de datum? Hoe stel je de gastenlijst op en maak je keuzes, want je kan niet iedereen uitnodigen? Hoe bepaal je het budget? Wat als het budget eerder beperkt is?
- Wat zet je op de uitnodiging? Wat zijn de alternatieven?
- Op zoek naar een locatie? MamaExpert vertelt waar je op moet letten. Met tips als je het feest thuis zou willen doen. Klik hier.
- Hoe decoreer je een zaal?
- Hoe versier je een feesttafel?
- Hoe kies je een thema? Moet dat altijd, zo’n thema?
- Wat ga je eten? En natuurlijk moet er ook booze zijn. Waar moeten we rekening mee houden?
- Jouw kind dient gedoopt te worden. Moet dat altijd in een kerk? Ik lijst alternatieven op.
- Wat kunnen we doen om de gasten en de grote kinderschaar te entertainen?
- Hoe sluiten we het doopfeest af ?
Als coördinator van huwelijken, maak ik geregeld draaiboeken op. Ben jij op zoek naar een ceremoniemeester voor het officiële trouwgedeelte of de volledige trouwdag? Kijk dan gauw op de website van mijn bedrijf, Mint&Memories.
Stay tuned voor een heuse partyplannerservaring.
Q: Vragen, opmerkingen, aanvullingen? Laat je gaan in de reacties.
One thought on “Een doopfeest organiseren in negen stappen – start met het draaiboek!”
Geweldig! Had ik kunnen gebruiken vorig jaar… 🙁
Misschien kan er nog wel iets uit halen voor ons huwelijk…!