In negen stappen naar een uniek doopfeest – Een doopfeest (thuis) organiseren of op zoek naar een locatie?

Een doopfeest thuis organiseren, daar gaat dit artikel over. Als eventplanner krijg ik vaak vragen over het plannen en organiseren van een (doop)feestje huis.

Eerst en vooral. Natuurlijk hoeft het geen doopfeest te betreffen. Als je op zoek bent naar een alternatief, kan je met dezelfde tips ook een verwelkomings – of een geboortefeest organiseren. Als het kind maar een naam heeft, niet?

TOPTIP: Bovendien is dit artikel relevant voor elk (kinder- of familie)feestje. Dus ook voor een babyborrel, een verjaardagpartijtje of..

Blogreeks ‘In negen stappen naar een uniek doopfeestje”

Deze artikelen verschenen er al en kan je verwachten in deze blogreeks

• Zet je voorbereidingen om in het draaiboek, het hart van je doopfeest (en eigenlijk van elk feest) = > klik hier
• Hoe bepaal je de datum? Hoe stel je de gastenlijst op en maak je keuzes, want je kan niet iedereen uitnodigen? Hoe bepaal je het budget? Wat als het budget eerder beperkt is? => klik hier
• Wat zet je op de uitnodiging? Wat zijn de alternatieven?
• Op zoek naar een locatie? MamaExpert vertelde je hierboven waar je op moet letten. Met extra tips als je het feest thuis zou willen doen.
• Hoe decoreer je een zaal? Hoe kies je een thema? Moet dat altijd, zo’n thema?
• Wat ga je eten? En natuurlijk moet er ook booze zijn. Waar moeten we rekening mee houden?
• Jouw kind dient gedoopt te worden. Moet dat altijd in een kerk? Een welkomst ceremonie kan je ook zélf in elkaar steken.
• Wat kunnen we doen om de gasten en de grote kinderschaar te entertainen?
• Hoe sluiten we het doopfeest af ?

Als coördinator van huwelijken, maak ik geregeld draaiboeken op. Ben jij op zoek naar een ceremoniemeester voor het officiële trouwgedeelte of de volledige trouwdag? Kijk dan gauw op de website van mijn bedrijf, Mint&Memories.

Dit artikel bevat de vier stappen om een feestlocatie te zoeken en te boeken en alles wat je moet weten over het thuis organiseren van je feestje.

Stap 1: voorbereidingen op je zoektocht

Bepaal waar je het doopfeest gaat organiseren

Maar goed, je wil dus een uniek doopfeestje organiseren. Dan heb je qua locatie twee opties:

• bij je thuis.
• elders. In dit geval ga je op zoek naar een geschikte feestlocatie. Wij, eventplanners, noemen dat met een duur woord ‘locatiehunt’: we gaan op ‘locatiehunt’.

Wat je moet weten over feestlocaties

1. 1. Reservering
      Toplocaties zijn vaak tot een jaar op voorhand volzet. Zeker als je je doopfeestje plant in de drukke dagen: de communieperiode, het trouwseizoen. Zaterdagen zijn sneller volzet dan zaterdagen; de lente- en de zomerperiode sneller dan de herfst en de winter. Begin daarom op tijd met je zoektocht.
   2. De oppervlakte
      Ik krijg regelmatig de vraag hoeveel mensen nu precies in een eetruimte passen. Het antwoord is eenvoudig: het hangt af van de tafelindeling. Ronde tafels zien er mooi uit en elegant en je gasten kunnen gemakkelijk met elkaar praten. Maar ronde tafels nemen nu eenmaal wat meer plaats is dan rechthoekige tafels. Bij rechthoekige tafels heb je als voordeel, dat als je bij last-minute afmeldingen de beide uiteinden vrij kan houden. Zo komt niet meteen je hele tafelschikking in het gedrang. Wil je graag dat gasten aan rechthoekige tafels meer met elkaar gaan praten, laat dan halverwege de diner de gasten van plaats verwisselen. Of houd aan tafel sowieso twee plaatsen vrij, zodat gasten zélf kunnen schuiven.
   3. Mobiliteit
      Bij oudere en mindervalide gasten is het belangrijk een locatie te kiezen die rolstoel-, rollator- en loopstokvriendelijk is. Moeten deze gasten trappen lopen, kijk dan of er een lift is. En hoe zit het met de toiletten? Zijn die aangepast aan mindervaliden bijvoorbeeld?
      Voor die ene nonkel in een rolstoel is het overigens van belang om na te gaan of ie aan tafel de nodige ruimte heeft. Niets vervelender dan dat de andere gasten telkens moeten opstaan van hun stoel, als hij voorbij moet.
      Oudere gasten hebben ook baat bij parasols en airconditioning, als de temperatuur in de zomer de spuigaten zou uitlopen. Zeker als je een doopfeest organiseert in een buitenruimte, moet je hiermee rekening houden. En voor mensen die slecht ter been zijn, kies je beter niet voor een locatie met een lange oprijlaan met kiezelsteentjes of kinderkopjes!
   4. Kinderen
      Zijn er tussen de genodigden kinderen, moet je op heel andere zaken letten. Beschikt de feestlocatie over een verschoonruimte en/of een ruimte waar kleine kinderen hun middagdutje kunnen doen. En wat met de moeders, die borstvoeding geven? Kunnen zij zich ergens discreet terug trekken om zich van hun taken te kwijten? Is er ook plaats om kinderen hun eigen plekje te geven? Veel hoeft dat niet te zijn: een aparte tafel waar ze kunnen knutselen en kleuren bijvoorbeeld.
      And last but not least: hoe veilig is de locatie? Beschikt de feestlocatie over een meer en een vijver? Let er dan op dat kinderen op een afgeschermde plaats kunnen blijven, want veiligheid voor alles!
   5. Verre gasten
      Misschien heb je veel genodigden die van ver moeten komen. Check dan of er meerdere hotels van verschillende prijsklassen in de buurt van jullie locatie liggen. Vinden er rond de tijd dat je een doopfeest organiseert grote evenementen in de buurt, reserveer dan ruim op tijd een aantal kamers. Hou er overigens ook rekening mee dat als je in het hoogseizoen boekt, je in bepaalde regio’s twéé nachten moet reserveren in plaats van één! Vraag dit tijdig na.

Wat je hiervoor zeker helder moet hebben VOOR  je zoektocht

Gastenlijst, datum en budget

Ik kan het niet genoeg benadrukken!

Voor je op zoek gaat naar een geschikte locatie, heb je de volgende drie factoren helder –

1. de gastenlijst (Je weet hoeveel gasten je hebt uitgenodigd. De voorlopige gastenlijst dus. LET OP: natuurlijk is er een groot verschil tussen de voorlopige gastenlijst en de definitieve gastenlijst. Voor de locatiehunt baseer je je idealiter op de voorlopige gastenlijst, want die maak je op bij de start van je planning. Pas na het verstrijken van de RSVP- datum weet je hoeveel gasten er definitief gaan komen. De definitieve gastenlijst staat dus later of te laat ingepland in je tijdslijn om daar je locatiehunt op te baseren).
2. De datum
3. Het budget voor de feestlocatie (Bepaal op voorhand wat je wil en kan (!!!) uitgeven aan het onderdeel locatie. Je stelt dus in eerste instantie een totaalbudget op en gaat daarna per onderdeel beslissen wat je er aan spendeert).

Ik kom later terug op de gastenlijsten, de datum en het budget!

Andere eisen die je stelt aan de locatie

Met het concept/de sfeer/het thema wat je voor ogen hebt, zal je zeker bepaalde verwachtingen hebben van je feestlocatie. Dit noem ik jouw ‘criteria’.

Denk aan

• Mogelijkheid om decoratie bij te huren van de feestlocatie zelf of indien niet: of ze het toestaan. Niet elke locatie laat bijvoorbeeld een tent toe op hun grasveld.
• Welke meubilair is er voorzien in de buitenruimtes? Zijn er vuurkorven ter beschikking voor killere avonden?
• Wat als het regent? Welke mogelijkheden biedt de feestlocatie dan?
• Bereikbaarheid voor minder mobiele personen (bijvoorbeeld rolstoelen).
• Is er een borstvoedingsruimte? Of een aparte ruimte waar kleine kindjes een middagdutje kunnen doen?

PS: Naast jouw eigen citeria, zijn er nog andere dingen waar je in je search naar moet kijken:

• Parkeergelegenheid
• Algemene bereikbaarheid (openbaar vervoer bijvoorbeeld)
• Overnachtingsgelegenheid voor buitenlandse gasten
• Menumogelijkheden
• …..

TOPTIP: Maak in Excell een documentje met al deze citeria in de kolommen. Vul aan tijdens je zoektocht. Noteer zeker:

• Naam van de locatie + adres
• Telefoonnummer en emailadres
• Contactpersoon

Of doe dit in Trello. De online tool die ik gebruik om de bruiloften van mijn klanten te organiseren.

Trello ?

Trello is een online tool voor samenwerking en projectmanagement. Omdat het inspecteren van een locatie ook een project is, kan je je het managen met Trello. Er is ook een app voor op je smartphone.

Kort samengevat is Trello een gratis tool die je helpt orde te scheppen in de chaos van het dagdagelijkse leven. Voor mumpreneurs bevordert het de productiviteit. Voor mama’s die een familiefeestje op de planning hebben, helpt TRELLO het overzicht bewaren. Het is bijzonder handig voor mensen, die visueel zijn ingesteld.

Ja, je leest het goed: de tool is gratis (op de onvermijdelijke upgrades na), maar zelfs met de gratis versie kom je als mama (en als mumpreneur) al heel erg ver. Ik gebruik Trello al jaren en ben er heel erg blij mee.

Trello basics voor een doopfeestje organiseren

Trello is een tool, wat helemaal niet moeilijk is om onder de knie te krijgen. Je moet het zien als een white board, maar dan digitaal.

Met Trello maak je op een pagina (= project) een overzicht van lijsten (lists). In deze lijsten vind je kaarten (cards). Deze cards kan je verschuiven binnen of naar andere lists om prioriteiten of statussen mee aan te duiden.

De verschillende feestlocaties zijn dan de lijsten. De kaarten zijn de criteria.

Binnen de cards kan je je vervolgens helemaal gaan uitleven op specifieke taken, die je daar beschreven hebt. Breid ze uit met checklists, afbeeldingen, bijlagen, deadline-datums en gekleurde labels.

Met e-mailnotificatie ben je altijd op de hoogte van eventuele ontwikkelingen.

Het grote voordeel van Trello is wel dat het erg visueel is – je krijgt een snel overzicht van de status en de voortgang van je planning. Bovendien is het supergemakkelijk om te gebruiken. Plus door het te gaan koppelen aan bepaalde apps (zoals Pinterest) maak je je leven als mama nog gemakkelijker!

Zoeken van een locatie

Met het aantal gasten, het budget, de datum en al jouw criteria onder de oksel kan je dan een aantal dingen doen:

• een locatie search via internet (zoekmachines, verzamelwebsites van feestlocaties, …)
• een locatie search met behulp van social media (facebookgroepen, instagram,…)
• je vraagt aan bekenden of ze een locatie kunnen aanraden (= de zgn. mond-aan-mondreclame)

Ook deze zoektocht kan je samenvatten met een lijst in Trello.

tekst gaat verder onder aanmeldformulier

---

Als eventplanner en Trello-specialist kan ik je helpen met het opzetten van jouw doopfeestplanning in Trello.

Schrijf je in voor onze FREE TRELLO TRAINING FOR MOM en leer hoe je een doopfeestje volledig opzet met deze superhandige tool.

 

 

---

Opstellen van een voorlopige lijst

Haal uit je Excell of uit je Trellolijsten de top vijf aan locaties die aan je verwachtingen zouden kunnen voldoen. Neem de telefoon en ga aan de slag.

Je moet namelijk gaan inspecteren.

En e-mailen dan?

Nou, niks tegen de aloude email, maar uit ervaring weet ik dat feestlocaties de e-mail niet heel regelmatig checken. Logisch, want ook zij hebben het af en toe retedruk. Voor een snel resultaat, raad ik daarom het telefonisch contact aan, althans in de fase van het inspecteren.

Stap 2: Inspecteren van de locatie

Als je voor een doopfeest naar een droomlocatie zoekt, moet je deze op voorhand inspecteren.

Ik raad je aan om niet als een gek elke locatie van je lijst te gaan bellen, maar in eerste instantie de top vijf uit je Excell-documentje. Pas als er écht niks naar je zin zit in je top vijf, pak je de andere locaties aan. Ik zeg dit omdat het beslissen anders te veel tijd in beslag neemt (=keuzestress).

Ga ze ook niet alle vijf als een gek aflopen, maar begin eerst met een telefoontje en een checklist, zodat je alvast kan selecteren.

Maak dus een checklist met de vragen die je zeker aan de locatie stelt.

Zet dit op je checklist

1. 1. De naam van de contactpersoon (hij of zij met wie je belt)
   2. Welke ruimtes zijn er beschikbaar op een bepaalde datum?
   3. Of welke ruimtes zijn er nog beschikbaar op welke data?
   4. Is de feestlocatie alleen voor jou (exclusiviteit) of zijn er nog andere feesten op dat moment?
   5. Een schatting van de kosten?
   6. Zijn er extra kosten aan de ruimtes verbonden?
   7. En vervallen deze kosten als je een bepaald bedrag uitgeeft?

TOPTIP: Maak van elk telefoontje een kort verslag. Daarna kan je de verschillende feestlocaties vergelijken met mekaar.

Stap 3: Bezoeken van de locatie

Wellicht zijn er na de telefonische inspectie een aantal locaties afgevallen. Maak nu een telefonische afspraak of een afspraak via e-mail en bespreek je feest ter plaatse met de locatieverantwoordelijke. Neem ook de gelegenheid om je vragen te stellen (schrijf deze op in een notaboekje bijvoorbeeld doorheen het planningsproces).

Idealiter maakt de verantwoordelijke nu een offerte op.

Wacht tot alle offertes van alle feestzalen zijn gearriveerd en vergelijk ze. Aarzel niet om opnieuw met de feestlocatie contact op te nemen als iets je niet duidelijk is of als je een andere berekening wil.

(De stelregel is: elke offerte moet te vergelijken zijn met de andere exemplaren – dus er moet een zekere conformiteit zijn in hoe elke offerte is opgesteld). 

Stap 4: Het vastleggen van de locatie

Heb je de gedroomde locatie gevonden, dan kan je de contracten tekenen.

De volgende punten heb je dan zeker al bestudeerd, want ze zijn van levensbelang:

• De totale kosten (waaronder de kosten van de huur)
• De procedure van het voorschot
• Of er beperkingen zijn, waar je rekening mee moet houden (geluid, of de tent op het gras mag staan of niet, …)
• Annuleringsrichtlijn (hoeveel moet je betalen, mocht je onverhoopt het feest annuleren?)
• Aansprakelijkheid (Wie betaalt wat in hzgeval van problemen).
• De aantallen (veel locaties willen dat je een paar weken voor het feest het definitieve aantal gasten doorgeeft)
• Speciale verzoeken (speciale toegang voor minder-validen, logies voor buitenlandse gasten,…)

Waarom (niet) voor een feestlocatie kiezen?

1. Je zit niet met de opbouw, afbraak, de afwas, de andere besognes die een feest met zich meebrengt*
2. Er is een eventmanager/maître aanwezig die je overal mee kan helpen
3. Doorgaans minder budgetvriendelijk dan een doopfeest thuis organiseren
4. De zoektocht op zich is arbeidsintensief (je moet er tijd voor uittrekken)

Waarom (niet) het doopfeest thuis organiseren?

1. Er zijn praktische bezwaren*: de opbouw van het feest, de afbraak ervan, om van de afwas nog maar te zwijgen
2. Je dient rekening te houden met ondermeer parkeermogelijkheden, of je de vele jassen gemakkelijk kan opbergen , de keuken voldoende groot is en WAT ALS HET REGENT?
3. Heb je wel servies genoeg?
4. Het is over het algemeen budgetvriendelijker dan een feestlocatie (al kunnen de kosten van het huren van extra materiaal zoals bijvoorbeeld het servies of mobiele toiletten behoorlijk oplopen).
5. Is de elektriciteit er op voorzien?
6. Het is gezelliger, je weet alles staan, je bent letterlijk ’thuis’
7. Wie gaat er bedienen? Koken? Het draaiboek in de gaten houden?

Het organiseren van een doopfeest thuis heeft zo zijn voordelen, maar ook zijn nadelen. Het vergt best wel wat voorbereidingen, maar als je je schouders er onder zet, lukt het  zeker!

Onze tips om er een fijn doopfeestje van te maken –

Tips om thuis een feest te organiseren

1. Je organiseert niet elke dag een feest in je eigen huis, dus dat vraagt wat aanpassingen aan het interieur. Ga eerst zelf na welke ruimtes je wil gebruiken voor het ontvangen van je gasten en maak die vrij van alle breekbare en overbodige objecten. Berg persoonlijke zaken goed op, zodat die niet verdwijnen tijdens het feest. Zorg er ook voor dat je achteraf geschenken en (waarom niet) geld veilig kan opbergen. Just saying. Zorg dat de ruimte duidelijk is ingedeeld voor je gasten. Waar kunnen ze drankjes en hapjes vinden? Waar kunnen ze rustig gaan zitten? Waar kunnen ze de baby bewonderen? Hoe beter jij dat vooraf organiseert, hoe gezelliger het wordt op het moment zelf. Zet de stoelen in een cirkel.
2. Stoelen of statafels? Het ene neemt minder plaats in als het andere, maar niet iedereen kan en wil de hele tijd recht staan.
3. TOPTIP: Ga niet als een gek je hele huis liggen poetsen voor het doopfeest. Op zich heeft dat nauwelijks zin. Zorg ervoor dat de ruimtes waar de gasten komen netjes zijn. De keuken, woonkamer, hal en het toilet moeten spic en span zijn; de rest van het huis doe je gewoon op slot.
4. Zeker in de winter is het van belang om een plekje te voorzien waar al je gasten hun jassen kunnen achterlaten. Voorzie bijvoorbeeld een kledingrekje in een kleine ruimte en richt zo een vestiaire in.
5. Heb je een buitenruimte ter beschikking, een tuin of een terras? Palm deze dan creatief in als extra ruimte. Partytenten, parasols, strobalen, wat gezellige sfeerverlichting of een vuurkorf voor frisse avonden: het kan allemaal. Voorzie fleece dekentjes voor de koukleumen (en de rokers). NIET VERGETEN: assenbakken!
6. Kies voluit voor zelfbediening; op doopfeesten wordt niet zelden een buffet (of drank in handige dispensers) aangeboden. Ook voor kinderen heel erg leuk (eventueel in de vorm van een candy bar). Maak het je zelf gemakkelijk en bestel je hapjes.
7. Denk aan entertainment, zeker als er kinderen aanwezig zijn. Kleurboekjes, een springkasteel of huur volkspelen (ook leuk voor de volwassenen).
8. Durf te delegeren of stel op voorhand een team samen – zet mee in het draaiboek: wie doet wat en wanneer?
9. Huur een generator als je stroompannes verwacht. Idem voor mobiele toiletten, servies of meubilair.
10. Zet een einduur op je invite. Dat voorkomt dat gasten blijven ‘plakken’.
11. Heb je een thema/kleur voor ogen, trek deze dan door van A tot Z voor een ultraleuk effect. Van de uitnodiging tot en met de goodiebag. In de decoratie, de dresscode, de hapjes….
12. Inspiratie nodig? Vooral Pinterest is een onuitputtelijke bron.
13. Haal voldoende materiaal in huis – vergeet de handdoeken en het WC-papier op het toilet niet.
14. Kennen de meeste gasten elkaar niet? Zorg dan voor gespreksopeners: naamkaartjes die je aan de kleding speldt (met een aantal leuke kenmerken van de gast).
15. Organiseer je vaker feestjes? Creëer een ’traditie’, iets kenmerkends voor jouw manier van feestjes op poten zetten. Eindig de avond steevast rond de vuurkorf, zing altijd het zelfde lied bij de karaoke of maak elke keer een signature dish.
16. DIY! Steek de handen uit de mouwen en maak zélf de decoratie.

Conclusie

Ook thuis een doopfeest organiseren, kan behoorlijk in de kosten lopen. Wapen je hier tegen door op voorhand een totaalbudget en per onderdeel van het feestje te bepalen hoeveel je gaat spenderen. Bedenk wat je écht graag wil voor het doopfeestje en schrap desnoods de kosten voor onderdelen die minder of niet noodzakelijk zijn.

Door een zorgvuldige planning en voorbereiding kan je veel ‘moeilijkheden’ uit de weg ruimen. Begin ook op tijd met je planning – last minute planningen kunnen best, maar ik hoef je niet te vertellen dat het dan lastiger is.

Durf te delegeren en zoek mensen die je willen helpen met de planning of tijdens het feestje zelf. Je kan het écht niet alleen PLUS je moet zelf ook nog kunnen genieten van het feestgedruis.

Waar of niet?

Q: Welke tips kan jij geven voor het thuis organiseren van een feestje?