Thank God, it ’s Friday. Bijna weekend maar ook het tweede deel van onze partyplanner’s gids. Vandaag nemen we het kiezen van een datum onder de loupe, net als het opstellen van een gastenlijst en een budget.
Hoe kies je een geschikte datum?
Toen ik geboren werd, wat een eeuwigheid geleden is, werd ik meteen gedoopt – in de kapel van het ziekenhuis. Of dit een gevolg is van de Christelijke traditie dat gelooft dat, mocht ik onverhoeds sterven, ik alsnog ‘gereinigd’ naar de hemel zou gaan? Geen idee.
Feit is dat ouders tegenwoordig langer wachten – soms tot na het eerste levensjaar. Er is niet zo’n haast (meer) bij, waardoor je er een speciale gebeurtenis van kan maken met familie en vrienden.
Een doop is niet meer zalig makend. Niet elk kind hoeft gedoopt te worden en het één en ander gebeurt steeds minder in een kerk.
Soms kiezen ouders voor een niet-confessionele doop. Je kind wordt soms zelfs in het Katholieke register geschreven, al wordt de viering niet voorgegaan door een officiële priester.
Een gevolg van deze keuzevrijheid is dat je feest niet (meer) meteen nà de plechtigheid in de kerk hoeft te doen. Je kan zelfs je eigen ceremonie in elkaar boksen. Het kiezen van een geschikte feestdatum dringt zich dus op.
Seizoen
Soms is het té warm, meestal is het té koud of té nat. Dit is België. Waarmee ik maar wil zeggen dat het zelden mogelijk is hét perfecte seizoen te vinden.
Persoonlijk hou ik van de winter en de herfst, want dat zijn de enige seizoenen waar je zeker van zijn dat de temperaturen laag zullen zijn. Mijn ervaring is dat het huren van een feestzaal soms goedkoper is in het laagseizoen dan in het hoogseizoen. Aarzel niet om prijzen te vergelijken. En te onderhandelen – een ‘nee’ heb je, een ‘ja’ kan je krijgen.
Dag
Meestal organiseren ouders de festiviteiten op een zaterdag. Maar op zondag kan het huren van een feestzaaltje goedkoper uitvallen.
Andere mogelijkheden : op een feestdag, in een lang weekend. Hou rekening met schoolvakanties.
Kies een originele doopdatum. De dag van jullie trouwen zoveel jaar geleden, de verjaardag van jouw kind of Valentijn.
Tijdstip
Doorgaans zal een doopfeest een half dagdeel in beslag nemen. Meestal worden ze in de namiddag georganiseerd, maar geen wet verbiedt je om een doopbrunch (in de vroege voormiddag) of zelfs een doopontbijt te verzinnen. Heel hip is om de babyborrel te combineren met een doopviering.
Hoe bepaal je het budget?
Zonder centjes, geen feest. Te veel centjes, een kater. Een financiële wel te verstaan. Om dit te vermijden, maak je best op voorhand een budget op. Een evenwichtige budgetplanning opstellen kost tijd.
Om een budget in evenwicht te vinden, dien je offertes op te vragen bij de verschillende leveranciers. Hou er rekening mee dat een degelijke offerte maken niet op stel en sprong kan. Bovendien moet je nog gaan vergelijken en eventueel onderhandelen.
Zo pak je het aan
- Of je checkt je bankrekening en kijkt wat kàn. Je maakt dan een budget op binnen de grenzen.
- Of je maakt een lijst op met wat je allemaal zou willen op het feest van je kind en gaat dan kijken wat dat kost. Je schrapt naar gelang je bankrekening.
- Begin dan met een lijst van essentials. Drank, catering, de locatie, … – sommige dingen zijn noodzakelijk, anders is er géén feest.
- Daarna maak je een wishlist. Een goochelaar, goodie bags voor de gasten, een ballonenboog – deze dingen zou je graag willen.
- Een budget in evenwicht betekent dat je tussen beide zaken een balans weet te vinden.
- Wil je toch bepaalde zaken van de wishlist weerhouden, al past het niet binnen het vooropgestelde budget? Ga dan op zoek dan naar creatieve oplossingen. Steek zelf de handen uit de mouwen of vraag hulp van vrienden en familie. Wil je een dessertenbuffet, een queen waardig maar beschik je niet over een koninklijke dotatie? Misschien wil je tante wel cupcakes bakken.
Wie zet ik op de gastenlijst?
Een doop- of enig ander kinderfeest is geen huwelijksfeest, dus wellicht is een gastenlijst opbouwen eenvoudig. Als je een doopviering wil combineren met een babyborrel wil het wel eens uit de hand lopen. Want iedereen wil de nieuwbakken baby toch zien? Nochtans is een gastenlijst sterk afhankelijk van je budgetplanning. Een te veel aan gasten legt druk op je budget. Daarom moet je al bij het samenstellen van de gastenlijst belangrijke beslissingen nemen.
Zo pak je het aan
- Maak een bestand aan in Excell.
- In eerste instantie ga je alle mogelijke gasten oplijsten. Vergeet heel even het budget.
- Werk in stappen. Eerst is er de familiale kring; de grootouders, jouw zussen en broers, hun partners en kinderen.
- Dan komen de neven, de nichten, je tantes en je ooms. Reken hierbij hun partners en hun kinderen.
- Als laatste komen de vrienden.
- Als je een globaal zicht hebt op wat je doopfeest zal kosten, heb je ook een zicht op wat een gast per kop kost. Begin te elimineren.
- Zijn de partners welkom? Worden je collega’s uitgenodigd? Mag je zestienjarige dochter vriendjes of vriendinnetjes vragen?
- Overloop geregeld de lijst. Kijk na of je niemand bent vergeten.
Het eerste deel gemist? Klik hier voor het ‘Het draaiboek, het hart van elk doopfeest’.
Tot volgende keer x
Uitgelichte afbeelding van Shutterstock. Bewerkte afbeelding werd gemaakt met de nieuwe Shutterstock Editor.
Q: Wie heb jij zeker niet uitgenodigd op een familiefeestje en waarom?
