Herken je de volgende situatie? Je begint je dag met een to do-lijst van enkele pagina’s lang. Hoewel je tomeloze inzet en het afvinken van dingen, blijkt dat op het einde van je werkdag er nauwelijks wat is gebeurd. Er zijn 8 ‘killers’ van jouw productiviteit. Hoe voorkom je dat je je kostbare tijd verspilt die je had kunnen gebruiken voor (het opbouwen) van je mumpreneurszaak?
Je emails altijd checken
Naar verluidt worden er dagelijks 200 biljoen mails verstuurd over de gehele aardbol. Onderzoek wijst uit dat de gemiddelde mens 37 keer per dag de emailbox checkt.
Ik heb het nooit bijgehouden maar mogelijk kom ik ook aan die 37 keer. Als kleine ondernemer wil ik geen enkele mail van klanten missen – is het excuus. Maar veelal primeert de nieuwsgierigheid, geef ik toe. Op een smartphone is het dan ook supereasy met de gmail-app. Klik open en patat, je bent alweer een aantal kosbare minuten kwijt die je productiever had kunnen spenderen. Ik moet echt de tijd ín mijn emailbox verminderen.
Zo doe je dat
- Leg jezelf een limiet op.
- Hou de overload aan emails onder controle door je steevast uit te schrijven op nieuwsbrieven die je toch niet leest. Ook aanbiedingen waar je niet op in gaat, verwijs je naar de spamsectie.
- Zet meldingen op je smartphone uit. Zo kom je niet in de verleiding om bij elk ‘pingetje’ je emails te gaan checken.
Het is heel belangrijk om je bedrijf een ‘gezicht’ te geven op sociale media. Instagram, facebook, Twitter en nog veel meer.
Zodra je een product wil verkopen of een dienst wil aanbieden heb je ze nodig. Via sociale media bereik je je doelpubliek en je consumenten. Zodra je een pagina of een blog toevoegt op je website, moet je die zoveel mogelijk delen.
Uit ervaring weet ik dat het delen en het in sociale media vaak meer tijd in beslag neemt dan het uitoefenen van de dienst of het lanceren van het nieuwe product. Je moet namelijk nog een geschikt plaatje zoeken, een wervende tekst schrijven, het tijdstip uitzoeken waarop de meeste klanten op de sociale netwerken zitten om over de interactie met hen nog te zwijgen.
Bovendien blijft het niet bij één keer delen. Om zeker te zijn dat je ze bereikt, dat potentiële klantenbestand van je, moet je meerdere keren per dag, per week, per maand aan de slag. En dat kost tijd; tijd die je wel beter kan gebruiken.
Een oplossing is het automatiseren van je sociale media.
Voor bloggers, maar ook voor andere kleine en grote ondernemers is er de WordPress plugin Coschedule bijvoorbeeld.
Je plant er je blogposten mee in en deelt die automatisch op alle sociale netwerken. Het schema laat je toe om je doelgroep 1 x per week en 1 x per maand later er nog eens te herinneren aan wat je aanbiedt. Bovendien zoekt Coschedule voor je uit wanneer je potentiële klanten het meeste op het www zijn.
Een andere plugin om je sociale media te automatiseren, is Blog2Social. Die is goedkoper dan Coschedule maar mogelijk minder intuïtief. Ik ben ‘m voor je aan het uittesten. Later hier over meer.
Verder is er Hootsuite, Tweetdeck en Buffer.
Tweetdeck is een gratis tool waarmee je makkelijk al je Twitter-accounts kunt opvolgen en beheren. Analyseren is met Tweetdeck minder te doen.
Hootsuite is een all-in-one social media management tool waarmee je al je sociale netwerken kunt beheren, opvolgen en analyseren.
Buffer is de tool om snel, eenvoudig en in bulk berichten en updates voor je sociale media op te stellen, in te plannen en te publiceren.
Met Meet Edgar kan je oude posts opnieuw publiceren op de sociale media.
Ondanks alle bovenstaande social mediatools, kan je géén posts op Instagram inplannen helaas.
Lees er hier meer over.
Te lange to-do lijsten
Een to-do lijst is dé manier om voor je zelf duidelijk te maken wat je er nog te doen valt.
Iedereen heeft overzicht nodig – maar je zou moeten vermijden dat deze lijst te lang wordt. Zet niet meer dan drie à vier dingen om te doen op je to do-lijst of je wordt overvallen. Want meer dan vier is van het goede te veel. Dat zegt Blogtrommel ook bij de weg.
Lees op Blogtrommel een interessante manier om een to do-lijst in stukjes te breken.
Maak als het kan zo’n lijst de avond vóór je ‘m nodig hebt. Anders valt ie je lastig ’s nachts.
Multitasken
Dat multitasken absoluut niet werkt, weten we al langer dan vandaag. Het brein kan zoiets niet aan. Je website bijwerken, tegelijkertijd je mails checken en je telefoon beantwoorden – één of zelfs twee van deze drie taken lijdt eronder. Je hebt je aandacht er niet bij en gaat fouten maken. Of de kwaliteit die je anders zo nastreeft, vermindert.
Neem de tijd om een taak af te maken voor je aan een andere begint. Maak een planning zodat al wat je wil doen, aan bod komt.
Zet in precieze blokken hoeveel tijd je aan een bepaald klusje wil besteden. Plan ook pauze in en sla die nooit over. Hou eventueel rekening met werkjes die uit zouden kunnen lopen.
Te perfectionistisch willen zijn
Ik ken mumpreneurs die hier aan ten onder zijn gegaan. Iets goed willen doen- niets kwaads mee. Maar tienduizend keer checken of je goed zit, feedback ervaren als een kaakslag of goede raad niet af en toe naast je neer leggen (want die krijg je te pas en te onpas)? Je gaat er aan kapot. Soms komt een mumpreneurszaak niet eens van de grond, omdat je businessplan te grote proporties aanneemt.
Ondernemen mag dan wel afhankelijk zijn van je inzet en hoe goed je de zaken op voorhand en op het moment zelf hebt doordacht, weet dat veel factoren afhangen van het toeval. Niet elke klant kan je tevreden stellen, niet elk pakket komt aan bij de bestemmeling.
Je kan niet alles voorzien en laat het los. Los, zeg ik je.
Steek de tijd die je piekert over wat er in godsnaam mis ging in het effectief verbeteren van je service of het zoeken naar alternatieven.
Veel in de auto zitten
Ik heb in het eerste seizoen van mijn zaak echt onwijs veel in de auto gezeten. Vaak om nop.
Intakegesprekken aan de andere kant van het land – het heeft weinig zin. Liever houd ik mijn prijzen laag dan de kilometers er bij te rekenen van klanten, die per definitie niet op je offerte in gaan. De tijd die je zo verschijt (excusez le mot) kan je anders gebruiken. Al is het maar voor een broodnodige cursus ‘Hoe verkoop ik meer’? *knipoog*
Probeer je nieuwe klanten er toe te bewegen om via Skype of facetime kennis te maken. Kosten- en tijdbesparend. Zijn ze effectief met je in zee gegaan, plan je wél persoonlijke afspraken in, indien van toepassing. Ik breek zeker geen lans om alles via de PC te regelen.
Idem dito voor vergaderingen. Er bestaat zoiets als conference call in groep. Kan tegenwoordig ook via Skype.
Altijd ja zeggen
Guilty. Guilty as hell.
Zeker in het eerste seizoen kon het me niet deren – ik zei overal ‘ja’ op, al was het maar onder het mom van ervaring op te doen.
En dat mag, he. Maar dan loop je wel van hot naar her en met je neus tegen de muur. Soms ben je teleurgesteld in je zelf en soms spring je een gat in de lucht omdat je alweer een horde hebt genomen.
Door overal ‘ja’ op te zeggen, leer je heel veel bij. Vooral wat je niet (meer) wil, heb ik gemerkt. Waardoor ik nu – aan de start van het derde seizoen – mijn core business beperkt heb.
Overal ‘ja’ op zeggen kost vooral veel tijd die je beter kan spenderen. Aan het opbouwen van je zaak bijvoorbeeld.
Zware taken uitstellen
Vroeger deed ik dat. Telefoontjes die ik niet wilde doen, stukken die lastig waren om te schrijven, facturen betalen, zelfs mijn huis poetsen of de was plooien – alles wat ik niet fijn vond, werd vakkundig naar het einde van het to-do lijstje verschoven. Easy, dat wel, maar de lastige taak bleef als een donderwolk boven mijn hoofd hangen.
Tegenwoordig doe ik zware taken als eerste; dan zijn die achter de rug. Of ik probeer dat toch. Want uitstelgedrag is nogal moeilijk om af te leren. Maak dus een takenlijst en zet die ondingen als eerste. Je voelt je meteen een hordenloper die de eerste kilometers in zijn broekzak heeft.
8 killers. 1 raad. Pak ze aan bij de wortel.
Uitgelichte afbeelding van Shutterstock
Q: Aanvullingen zijn welkom. Waar maak jij je schuldig aan?
8 thoughts on “8 productiviteitskillers waar jij ‘guilty’ aan bent ”
Wat een fijn lijstje! Niet alleen voor ondernemers handig, maar ook voor de ondereenbaaswerkenden onder ons! Ik ga proberen mij er braaf aan te houden ?
Phoe vooral dat altijd ‘ja zeggen’ herken ik wel, toch aan gaan werken!
Zeker ook allemaal van toepassing voor een vrouw zonder kinderen. Het klinkt ook allemaal logischen zinnig, maar in de praktijk soms toch wat lastig (vooral dat loslaten en niet alles tegelijk willen doen) voor mij dan. Maar bedankt voor de reminder, ik ga weer een poging wagen ?.
Zware taken uitstellen, ZOOOO IK! ook altijd jah zeggen terwijl het niet kan of iets degelijks!
Carmen onlangs geplaatst…De muizenstapjes naar de druif.
Schuldig! Steeds vaker zet ik mijn telefoon op de batterijbesparing en WhatsApp op stil. Het scheelt enorm dat ik niet steeds afgeleid word door binnenkomende berichten.
Fleur onlangs geplaatst…Winnen | De Leukste Blog Winacties week 4
Anders krijg je echt niks klaar, he. Ik word soms moe van mezelf.
Jeetje, wat een hoop goede tips. Ga het artikel meteen even opslaan om later terug te lezen. Vooral die tips voor het delen van berichten op social media klinkt goed. Doe het al maar handig om te kijken of het nog efficiënter kan.
Voorlopig valt Blog2Social tegen. Coschedule is voorlopig handiger maar duurder. Keep u posted.