Lastminute een communie- of lentefeest organiseren?

Heel af en toe duiken ze op. De last minute ouders. Ze bellen mij in oprechte paniek op om nog snel snel iets uit de mouw te schudden voor hun zoon of dochter’s communie- of lentefeest.

Vaak is het een kwestie van tijdgebrek. Beide ouders gaan beiden fulltime werken, hebben een druk huishouden en moeten nog tal van andere ballen in de lucht houden. Niks mis mee; ik zet graag mijn feestplannerstanden in deadlines.

Want guess what, time flies. Zoals in ‘Ooow, is die verdomde communietijd er al weer? Gisteren was het nog maar kerstmis.’

Voor al die mama’s en papa’s. Organiseer een last minute communie- of lentefeest als een pro.

Doe zo veel mogelijk online

Wil je vliegen als Superman, doe dan zo veel mogelijk via het internet. 24/24 en 7/7 open. Perfekt te doen als je kiddo’s zijn gaan slapen of tijdens je lunchpauze. Tegenwoordig hoef je je luie zetel niet meer uit voor de partygoodies, de drank, de menu en zelfs de kleding van je communiecant of lentefeester. Maak een lijstje dat je kan afstrepen en ga aan de slag. In minder dan een voormiddag heb je een gans feest online georganiseerd. En tegenwoordig wordt je bestelling zo snel geleverd, dat je niet weet wat je overkomt. Tot aan de deur. Gemakkelijk toch?

Aarzel niet om hulp te vragen

Stel een betrouwbaar team samen waar je op kan rekenen. Niet alleen tijdens het feest zijn extra handen van onmisbaar belang; ook al tijdens de voorbereidingen kan je de werkdruk verdelen en zo sneller en efficiënter werken. Verdeel de boodschappen onder je man en zijn broers; laat je tante de decoratie ophangen in de zaal en span je nichten voor je karretje wat de bediening op het feest zelf betreft. Zo creëer je ruimte voor je zelf, ook om laatste hiaten of angeltjes op te vangen zonder al te veel kopzorgen. Verdeel de taken als een chef. Geef iedereen een to do lijstje mee en durf te controleren.

Stel een minutieus draaiboek op

Alles staat en valt met een degelijke draaiboek. In zo’n draaiboek staat tot in het detail beschreven hoe de dag eruit zal zien. Beschrijving van het programma met de begin- en einduren erbij, de ‘ingrediënten’ van elk tijdsblok, telefoonnummers van mensen die zullen bijdragen aan deze dag enzovoort. Zo’n draaiboek is in principe helemaal naar je eigen smaak in te vullen maar moet altijd een soort houvast betekenen. Grijp er naar terug als je het even niet meer weet. Bezorg je team eventueel ook een uitdraai van je draaiboek of minstens een aangepaste versie ervan.

Stel niet uit naar morgen, als het vandaag nog kan.

Zeker als je lastminute bezig bent, is het zaak overzicht te bewaren. Stel een uitgebreide to do lijst op en begin er aan. Meteen.

Groepeer. Wat te samen kan gedaan worden, in tijd en in plaats, werk je samen af.

Plan zorgvuldig. Hou geregeld telefonisch contact met je team. Vraag na. Ga er nooit van uit dat het gedaan is.

Durf te controleren. Jezelf in de eerste plaats en dan zij aan wie je delegeert.

Draconische maatregelen; I know. Maar wie lastminute een communiefeest of een lentefeest organiseert, heeft geen ruimte meer om later eventuele fouten te gaan rechtzetten. Het moet als het ware nu juist zijn of alles loopt in de soep.

Aanvaard dat het soms kan fout lopen

Zelfs al heb je je wél een jaar of zo voorbereid, dan kan er nog van alles fout lopen. Er is de wet van Murphy en de wet van het Universum en wellicht nog tig andere wetten waardoor de soep zuur is en de nonkel te dronken.

Lachen en relativeren is dan de beste oplossing. Het levert prachtige foto’s op en anekdotes om aan de kleinkinderen te vertellen. Sit back en relax. Niet alles ligt in je handen.

Veel succes alvast en gefeliciteerd aan je communicant of je lentefeester.

Mocht je specifieke vragen hebben, stel ze gerust. Ik beantwoord ze graag in een volgende blogpost.

Q: Heb jij dit jaar een communicant of een lentefeester? Wat ga je doen?